Actueel

Blogs

  • Blogs

/ 17 jun 2021

De Belastingdienst ‘is watching you’.

Bent u ondernemer en/of werkt u met een kassasysteem voor de registratie van uw omzet? Dan wil ik u in deze aflevering wegwijs maken in de regelgeving betreffende de bewaarplicht van deze administratie onderdelen. Geen wetsartikelen, maar praktische informatie. Dit doe ik aan de hand van ‘vraag en antwoord’, gepubliceerd door de Belastingdienst. Cursief de vraag en daaronder het antwoord.

Vervolgens besteed ik aandacht aan andere wetenswaardigheden ten behoeve van de bewaarplicht voor iedere ondernemer.

Ik gebruik een digitaal afrekensysteem, moet ik alle detailgegevens bewaren?
Ja, alle digitale detailgegevens uit afrekensystemen moeten bewaard blijven, zodat uw administratie voldoet aan de eisen van controleerbaarheid.

Ik gebruik nog een mechanisch afrekensysteem, wat moet ik daarvan bewaren?
Alle gegevens die via het afrekensysteem worden vastgelegd, maken deel uit van de administratie. Zo moet u niet alleen de afslagbonnen en afrekensysteemrollen bewaren, maar ook eventuele andere detailgegevens die u gebruikt om gegevens op het afrekensysteem aan te slaan. Denk hierbij aan bestelbonnen, of om de gegevens uit het afrekensysteem te verwerken, zoals een (klad)kasboek.

Hoe lang moet ik afrekensysteemgegevens bewaren?
Iedere ondernemer is verplicht een administratie te voeren en zijn administratieve gegevens gedurende ten minste 7 jaar te bewaren. De afrekensysteemgegevens vallen hier ook onder. De gegevens moeten de gehele bewaartermijn binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en (re)produceerbaar zijn. De gegevens moeten op zodanige wijze aan de controlemedewerker worden verstrekt dat de controle binnen een redelijke termijn kan worden uitgevoerd.

Andere wetenswaardigheden

Moeten gegevens uit elektronische communicatiemiddelen zoals digitale agenda, e-mail, whatsapp, sms, facebook messenger e.d. ook bewaard worden?
Ja. Voor zover het zakelijke gegevens en correspondentie betreft, behoren die tot de administratie en moeten ze gedurende de fiscale bewaartermijn bewaard blijven. Als de Belastingdienst daarom vraagt, moeten de gegevens afkomstig van elektronische communicatiemiddelen, ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht in agenda’s, e-mail en de verschillende messenger systemen, betekent dit dat ook de privégegevens moeten worden bewaard. Om deze reden wordt aanbevolen zakelijke correspondentie te scheiden van correspondentie die louter privé is.

Tja, hoe leg je nu zakelijke communicatie via whatsapp/sms/facebook etc. digitaal vast? U zult niet graag uw telefoon afstaan aan de controlerend ambtenaar, toch? => selecteer het bericht, kopieer dit naar mail en stuur het mailbericht naar uzelf en sla dit mailbericht op. 😊

Als uitsmijter nog de bewaarplicht versus AVG
(Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Hoe verhoudt de fiscale bewaarplicht zich tot de privacyregelgeving?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is alleen van toepassing op persoonsgegevens. In de AVG is opgenomen dat het rechtmatig is om persoonsgegevens te bewaren, wanneer dat noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke verplichting. De fiscale bewaarplicht van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) valt ook onder deze wettelijke verplichting. Persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van een administratie die valt onder de bewaarplicht van de AWR, moeten gedurende de daarin genoemde wettelijke bewaartermijn bewaard blijven. Voor het bewaren van niet-fiscaal relevante persoonsgegevens gelden de regels van de AVG.

beeldmerk-blauw