Specifieke

Vraagstukken

Zakelijke kosten

Van uw opbrengsten mag u zakelijke kosten aftrekken. Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar. Zakelijke kosten waarmee u te maken kunt krijgen, zijn:

  • adviezen over de levensvatbaarheid van de onderneming;
  • inschrijving in het handelsregister;
  • huur van bedrijfsruimte;
  • briefpapier en ander correspondentiemateriaal;
  • inrichting van een kantoor of werkplaats;
  • onderhoudskosten;
  • verzekeringen.

Zakelijke kosten kunt u helemaal aftrekken van uw opbrengsten. Eventuele vergoedingen die u voor de kosten hebt ontvangen, moet u bij uw opbrengsten tellen. Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter: van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Kosten die u maakt in de aanloopfase van uw onderneming, kunnen ook aftrekbaar zijn.

Zakelijke kosten: geen toetsing van uw beleid
Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, letten wij op het motief waarmee u kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat u de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, accepteren wij de kosten als aftrekpost.

U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kan de Belastingdienst ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.

Kosten in één keer aftrekken of spreiden?
Sommige kosten kunt u niet rechtstreeks aftrekken van de winst in het jaar waarin zij worden gemaakt, maar moet u verdelen over meerdere jaren. U moet dus onderscheid maken tussen:

  • kosten die u volledig mag aftrekken in het jaar waarop ze betrekking hebben
  • kosten waarvan u de aftrek moet spreiden over een aantal jaren

Kosten aftrekken met of zonder btw?
Als u uitgaven doet voor uw onderneming, brengt de leverancier u vaak btw in rekening. Meestal kunt u deze btw terugkrijgen (de zogeheten aftrek van voorbelasting). In dat geval trekt u bij de winstberekening de kosten af exclusief btw. Soms kunt u de btw niet aftrekken. Dan mag u bij de winstberekening de kosten aftrekken inclusief btw.