Specifieke

Vraagstukken

Administratie bewaren

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Er wordt echter gestreefd naar zo min mogelijk administratieve lasten en daarom worden er soms kortere bewaartermijnen gehandteerd. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de loonadministratie.

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn kunnen deze gegevens niet meer opgevraagd worden. Er is één uitzondering, in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

Let op! De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

  • u zet alle gegevens over;
  • u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
  • u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
  • u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
  • u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen aan de Belastingdienst voor te leggen. Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.